仕様書の翻訳で失敗しないために｜押さえるべき注意点と翻訳会社に依頼すべき理由
知っておきたい仕様書翻訳の基礎知識
仕様書とは？定義と種類
仕様書とは、製品やシステムに求められる材質・寸法・性能・機能などを開発・製造の関係者が共通して確認できる形にまとめた技術文書です。
仕様書にはさまざまな種類がありますが、その一部を以下に紹介します。
＜仕様書の例＞
- 製品仕様書：製品そのものの形状や寸法、材質、性能を定める文書
- システム仕様書：ITシステムの構成や動作条件、扱うデータの範囲を示す文書
- 設計仕様書：求められる仕様をどう実現するか、設計内容や開発方法を具体的に記す文書
- 機能仕様書：利用者から見て何ができるのか、機能の振る舞いを説明する文書
- 品質仕様書：満たすべき品質の水準や基準値を定める文書
- 検査仕様書：検査の項目と方法、合否の判定基準を定める文書
仕様書の翻訳が重要な理由
誤訳が製造・開発の手戻りやコスト増に直結する
仕様書は開発・製造の数値や条件を定める文書であるため、翻訳の精度は後工程での手戻りを左右します。材質・寸法・公差などにわずかでも翻訳ミスがあれば、誤った前提のまま開発や製造が進んでしまうからです。
仮に訳文の寸法に翻訳ミスがあったとします。誤訳が量産開始後に発覚すれば、金型の修正や部品の作り直しに加えて再検査までが必要になるでしょう。発売後に判明した場合、製品回収などのためにさらに多大なコストが発生しかねません。
翻訳の段階なら一行の修正で済んだミスも、後工程に進むほどコストを大きく膨らませる原因になってしまうのです。
海外取引・海外規格対応に欠かせない
海外で製品を製造・販売する場合、あるいは海外製品を導入する際には、国際規格に対応した配慮が求められます。
工業分野の国際規格を代表するのが電気分野を除く領域を扱うISOと電気・電子技術分野を扱うIECで、これらが定める規格や専門用語は仕様書のなかでも頻繁に参照されます。そのような専門用語を一般的な表現で翻訳してしまうと、意味が正確に伝わらない内容になってしまうでしょう。
仕様書は「契約文書」としての性格も持つ
仕様書そのものは契約書ではないものの、一般的に業務範囲は契約書と仕様書の組み合わせで決まります。企業間取引において、技術的な納入条件や責任範囲が定義されている仕様書も珍しくはありません。
このような仕様書を訳すうえで、義務を表す「shall」と推奨を表す「should」の訳し分けには注意が必要です。「〜が望ましい」という推奨事項を義務として訳せば、本来不要な対応まで行うことになってしまいます。逆に「～しなければならない」とした納入時の義務を推奨事項として訳してしまえば、納品後に「仕様を満たしていない」と検収を拒まれる事態に発展しかねません。
翻訳段階での訳のズレが取引先とのトラブルにつながるため、仕様書の翻訳には契約文書に準じる慎重さが求められます。
仕様書翻訳で押さえておきたいポイント
専門用語と訳語を統一する
仕様書の翻訳では、同じ専門用語に必ず同じ訳語を当てる意識が欠かせません。業界や製品に固有の用語が何度も登場する文書であり、読み手は用語の一致を手がかりに内容を理解するからです。
例えば「筐体」をhousing・case・enclosureなど複数の単語で訳し分ければ、海外の製造現場では別々の部品を指していると受け取られかねません。訳語のブレを防ぎつつ効率的に翻訳を進めるには、以下のツールが必要になるケースもあります。
- 用語集：対訳を一覧にしたリスト／主要な専門用語の訳語をあらかじめ決めておき、翻訳者間の表現の差をなくす
- 翻訳メモリ：過去の原文と訳文をペアで蓄積するデータベース／類似した訳文を再利用できるため、翻訳作業の時間と手間が抑えられる
数値・単位・公差・記号を正確に扱う
数値・単位・公差・記号はそのまま開発や製造の基準になるため、本文以上に慎重な確認が求められます。取引先の国で使われている単位や表記に合わせる調整も欠かせません。
なかでも以下のような点には注意が必要です。
- 単位：メートル法（mm・kg）とヤード・ポンド法（インチ・ポンド）の換算
- 小数点と桁区切りの記号：英語圏の「1,000.5」に対し、ドイツでは「1.000,5」と役割が入れ替わる
これらの誤訳は製品不良や仕様違反に直結するため、原文と突き合わせるチェックが求められます。
図表・レイアウトを崩さず再現する
図面・表・回路図などが多く含まれている仕様書もあるので、文書のレイアウトまで見込んで翻訳を進めなければなりません。
言語が変われば文章量も変わるため、表のセルからテキストがあふれたり図の吹き出しに説明が収まらなくなったりすることも。その結果、ページの区切り位置がずれて図表と説明のつながりが狂えば、読み手は仕様書の内容を正しく理解できなくなるかもしれません。
場合によっては翻訳時にDTP（文字や図を紙面に配置する作業）による文書内でのレイアウト調整が必要になるケースもあります。
曖昧な日本語表現を残さない
日本語の仕様書に残る曖昧な表現は、翻訳する段階で意味を明確にしなければなりません。
日本人は「適宜」や「〜が望ましい」といった表現を文脈や業務上の暗黙の了解から意味を補って理解しますが、海外の開発や製造の現場に曖昧さを残したままの訳文を提出すると誤った意味で受け取られてしまうリスクがあるため、内容によっては原文の作成者に確認して表現を具体化することも必要です。
改訂管理と機密情報の取り扱い
仕様書は、仕様変更にともなって改訂が繰り返し発生する文書です。改訂版ごとに変更箇所を把握して「どのバージョンの訳文が現行なのか」を管理しておけば、旧バージョンの訳文が開発や製造の現場へ流れる事故を防げます。
設計や技術情報が含まれている仕様書は、改訂管理だけでなくセキュリティ管理も重要なポイント。仕様書の内容が外部に漏れることがあれば、自社の不利益に直結します。このような流出リスクを避けて翻訳を外部の企業に委託する際は、以下の対応が欠かせません。
- 秘密保持契約（NDA）の締結
- 翻訳データの管理方針の取り決め（保存場所や期間、作業終了後のデータ削除など）
- 翻訳作業に関わる担当者の限定とアクセス権の管理
仕様書の翻訳はどこへ依頼する？
社内のエンジニア・担当者が翻訳する場合
仕様書の翻訳を任せる相手として、最初に思い浮かぶのは社内のエンジニアや担当者ではないでしょうか。開発や製造の背景までを知っている者ならば、誤解は抑えられるでしょう。さらに原文で省略されている内容を補い、社内用語や過去の資料に合わせた訳文に仕上げてくれます。
しかし、数十ページにわたる技術仕様書を社員が訳すと社内リソースが圧迫されるのは大きなデメリット。さらに「外国語を読める能力」と「第三者が誤解しない訳文を書く能力」は別物なので、翻訳業務に慣れていない社員だけでは品質を担保できないでしょう。
機械翻訳・AI翻訳を使う場合
ツールを用いた翻訳はスピードとコスト面で魅力的なうえ、近年では自然な訳文を出力する翻訳ツールも多く存在します。
しかし「読みやすさ」と「正確さ」は別物であるため、ツールを使った翻訳には以下の点に注意が必要です。
- 専門用語の誤訳：業界特有の意味を持つ言葉が、一般的な訳語に置き換わって翻訳されてしまう
- 訳抜け：原文の一部が出力されていないにもかかわらず、翻訳された文章が滑らかなため、見逃されてしまう
- 数値や単位の取り違え：桁や記号が変わっても、訳文だけを読むと違和感を与えず誤りに気がつかない
翻訳ツールごとに入力情報の扱いが異なり、なかには設計情報や技術情報が社外のサーバーに流れてしまう可能性がある点も留意しなければなりません。
翻訳会社に依頼する場合
翻訳会社のメリット
翻訳会社へ委託する最大のメリットは、翻訳者個人の力量ではなく会社の体制や仕組みによって品質が担保される点です。製造業やIT分野に精通した担当者が翻訳し、ダブルチェックやネイティブチェックまでを備えた会社ならば、誤訳や訳抜けを組織として防げるでしょう。
社内の担当者を本来の業務に集中させられる点も、外注ならではの利点です。
翻訳会社の選び方
翻訳の委託先を検討する際は、料金だけではなく以下4つの観点で翻訳会社を見極めましょう。
- 技術分野での専門知識や翻訳実績があるか
仕様書には業界特有の専門用語や規格用語が数多く登場するため、製造業やIT分野などでの知見や翻訳実績が訳文の品質を左右する。 - チェック体制が整っているか（ダブルチェックやネイティブチェックなど）
数値や専門用語の誤訳は翻訳者一人の目では見逃されやすく、対象言語への深い理解がなければ不自然な訳文になってしまう場合もある。これらを防ぐチェック体制が充実している会社であれば、翻訳の仕上がりは安定する。 - 機密保持体制は明確か
仕様書には製品の設計情報や技術情報が含まれているため、翻訳データの管理方法を説明できる会社とNDAを結ぶ必要がある。 - 料金体系や納期の柔軟性はあるか
仕様書は改訂が発生しやすく急な対応が求められるケースも珍しくないため、分かりやすい料金体系が提示されていれば改訂版の翻訳で追加費用が発生する場合でも金額の目処がつきやすい。加えて、短納期の相談にも柔軟に応じてくれる会社が望ましい。
弊社ケースクエアは、上記のポイントをすべて満たす翻訳会社です。
製造業やIT分野での翻訳実績が豊富なうえ、ダブルチェックとネイティブチェックによる品質管理体制も整っています。翻訳後のレイアウト調整まで対応できるため、図表の多い仕様書も安心してお任せいただけます。
初めてのお客様は、文書の一部を試訳できる「無料トライアル」をご利用いただけます。翻訳の品質をご確認いただけますので、以下ページの「無料お見積りフォーム」からお気軽にお問い合わせください。