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英文契約書の製本(綴じ方・契印・割印)の仕方

英文契約書の正しい製本(綴じ方)とは?

和文契約書では、複数ページがある場合は袋綴じをして綴じ代に割印を押し、製本テープで製本するのが一般的。では、英文契約書の場合はどのようにするのが正解なのでしょうか?

そもそも袋綴じなどの契約書の製本をするのは、契約書にページを追加したり差し替えたりするといった改ざんを防止する目的があり、製本された契約書=正式なものであるという証にもなっています。

海外でも旧来は契約書が複数ページに及ぶ場合は袋綴じのうえ余白に穴を開け、リボンを通してひとまとめにし、リボンの端を蝋付け(蝋による接着)してから印章を押す、という製本方法がとられていました。

現代でも国家間の外交文書や公証人の作成書面、裁判所の判決文といった書面ではこのリボンによるバインディング(綴じ方)が用いられているケースもありますが、大仰なためあまり行われることは無くなっており、シンガポールやイギリス、香港といった国にわずかに習慣が残るのみとなっています。

英文契約書が複数枚に渡る場合、現代では袋綴じのうえ糊付けし、糊を剥がさない限り追加や差し替えができなくなるようにしています。

糊付けをせずホッチキスで綴じたり縫いつけて綴じることも多くあり、特に決まった製本方式はありません。

これは、契約書が法的効力を持ち、改ざんがされないようにするのが製本の目的ですから、綴じ方はどんな方法でも問題ないとされているため。契約書の枚数が少ない場合、綴じることをせず、連なりを示すために全てのページにサインを記すという場合もあるようです。

英文契約書に割印・契印は必要?

割印の有無

契約書は通常、契約に関わる当事者の数だけ原本を作成し、各自が1通ずつ原本を保管します。この時に用いられるのが割印です。

割印とは、2部以上の契約書にまたがって押印すること。複数に分かれた契約書が対であることを示すためのしるしとなっています。

和文契約書では契約者分の契約書を製本したうえで割印を押して完成させるのが一般的ですが、英文契約書の場合はどうなっているのでしょうか?

結論からいえば、英文契約書には割印が押されることはほとんどありません。海外は印鑑を用いる文化がないため、そもそも契約書に捺印をするということが無いのです。

とはいえ、複数の契約書が対であるということを示したり、契約書に関係のないページを追加・または必要なページを削除するといった改ざんがなされないようにすることは必要。このため、英文契約書では割印と同じ目的でもサインが用いられます。

契約書のすべてのページにサインをすることで改ざんを防止し、同じサインが複数の契約書にされることで対であることをしめすのです。

サインは契約書の署名欄に記入するようにフルネームを書いてもよいのですが、複数ページ・複数部の契約書にサインを残す場合は手間がかかるため、イニシャルサインが用いられることがほとんど。イニシャルサインとは、下の名前と姓の頭文字(イニシャル)を書き入れるサインのことで、例えば「佐藤花子(Sato Hanako)」であれば「HS」がイニシャルとなり、これをサインとして用います。

複数枚が糊付けで綴じられた契約書にサインをする際は、糊付けに加えて改ざん予防を強固にするため、綴じ代と契約書本体にまたがるように記載することも。もし糊を剥がしたとしても再度接着する際にサインがずれてしまい、改ざんがより顕著になるためです。

契印の有無

契印とは、2枚以上の契約書が連なったものであることを示すために書面同士にまたがるように捺印をすること。契約書の内容がひとつながりであることのしるしとして用いられます。

この契印も、英文契約書では押されることはありません。割印と同じく海外には印鑑の文化がないためです。

契印の代わりとしてもサインが用いられます。この場合もイニシャルサインを使うことが多く、すべてのページにサインをすることで契約書のページの関連性を示します。

製本(綴じ方)・割印・契印ともに和文契約書と英文契約書とでは違いがある部分ですので、英文で契約書を取り交わす際は上記のルールを知っておきましょう。

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