アポスティーユとは外務省の証明？翻訳を依頼する際のポイント

アポスティーユと翻訳の基本知識

アポスティーユとは？

アポスティーユとは、「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」に基づき日本の外務省が発行する認証です。日本の役所などが発行した公文書（戸籍謄本・登記簿謄本など）に対して、公的機関で発行した原本や写し（謄本）であると書類の提出先となる外国の機関に対して示す役割があります。
アポスティーユがあることで相手国は日本の書類を「真正なもの」として安心して受け取り、当該文書を信頼して受理してくれるのです。

アポスティーユ翻訳が求められる主なシーン

アポスティーユは、日本の公文書を外国の機関に提出するときに必要です。以下のようなシーンでアポスティーユ翻訳が求められます。

• 海外留学…卒業証明書、成績証明書など
• 国際結婚…戸籍謄本、婚姻要件具備証明書など
• 海外でのビザ申請…各種公的証明書など
• 海外での会社設立・支店設置…登記簿謄本、定款など
• 外国での銀行口座開設…住民票、戸籍謄本など
• 外国での不動産取得…登記簿謄本、住民票など

アポスティーユ翻訳はなぜ必要？

提出先となる海外の機関の担当者は、日本語で書かれた公文書を読むことができません。そのため、アポスティーユが付与された「公文書の原本」と合わせて、現地の言葉に直した「翻訳文」をセットで提出する必要があるのです。
ここで注意したいのは、翻訳が必要なのはあくまで「公文書の中身」である点です。アポスティーユ自体は国際的に統一された定型文（フランス語や英語などの併記）で書かれているため、アポスティーユそのものを翻訳する必要は原則としてありません。
提出先が求めているのは「日本の公文書に何が書いてあるか」という情報と、「その文書が本物であるという証明（アポスティーユ）」の2点なのです。

「翻訳」と「アポスティーユ取得」手続きの順番はどちらが先？

アポスティーユの取得と翻訳手続きの順番は、対象となる文書が「公文書」か「私文書」かによって異なります。

公文書の場合

戸籍謄本・登記事項証明書・卒業証明書などの公文書は、次の手順で手続きを進めるのが一般的です。

1. 公文書の取得
   役所や法務局などで必要な書類の原本を取得します。発行から3か月以内など、提出先によって期限が指定されている場合が多いため注意しましょう。
2. アポスティーユの申請・取得
   日本の外務省に公文書の原本を提出し、アポスティーユの認証を取得。申請窓口や郵送で申請できますが、外務省のページにて郵送での申請が推奨されています。
3. 翻訳の依頼
   アポスティーユが付与された公文書を翻訳会社に渡し、翻訳を依頼。文書の中身だけでなく、付与されたアポスティーユの文言も含めて翻訳する場合もあります。
4. 翻訳証明書の取得
   公文書の翻訳文と、その翻訳文が原文に忠実な内容だと証明する「翻訳証明書」を受け取ります。

つまり、公文書の場合はアポスティーユ取得が先で、その後に翻訳を行うという流れになります。

私文書の場合

私文書（契約書・委任状・誓約書・公文書の翻訳そのものなど）は直接アポスティーユを取得できないため、事前に公証役場での認証手続きが必要です。

1. 文書の作成・翻訳
   私文書の原本を用意し、翻訳文を作成。公文書を翻訳した文書を認証してもらう場合も、この段落で翻訳を済ませておきましょう。
2. 公証役場での認証
   公証役場に行き、公証人の前で「この文書は正しいものです」と宣言し、認証を受けます。この手順を踏むことで私文書が「公証人の認証を受けた文書」として扱われるようになるのです。
3. 法務局での公印確認・外務省でアポスティーユ取得
   公証人の認証を受けた文書を法務局に提出し、公証人の印鑑が真正であることの確認（公印確認）を受けます。続いて、外務省でアポスティーユを取得します。

私文書の場合は先に翻訳を行い、その後に認証・アポスティーユ取得という流れになる点が公文書とは異なります。ご自身の書類がどちらに該当するか、あらかじめ確認しておくと安心です。

まとめ

アポスティーユは、ハーグ条約に基づき日本の公文書が本物であることを外務省が証明する制度です。海外留学や国際結婚の手続きなど、外国の機関に関係書類を提出するときに必要となります。公文書か私文書かによって手続きの流れは異なりますが、この認証とあわせて翻訳文の提出を求められるケースも少なくありません。
翻訳会社を選ぶ際は、翻訳証明書の発行可否や公文書の実績、品質管理体制、機密保持への対応を必ずチェックしましょう。信頼できる翻訳会社を選び、スムーズな海外手続きを実現しましょう。